Los errores de control horario perjudican el cumplimiento normativo y la eficiencia interna. Éstos, a menudo se producen por desconocer las normativas, por mala gestión o por no elegir la tecnología idónea. Uno de los errores habituales de control horario, es dar por sentado que vale cualquier sistema. La mayoría de empresas suele inventar sus propios métodos, o usar sistemas poco fiables, como hojas de Excel. Dicho método incumple lo que establece el Real Decreto-ley 8/2019.
Un fallo habitual, también es implantar un sistema que no se adapta a las particularidades. Cada empresa tiene su forma de distribuir sus horarios, sus turnos, y su personal. Al elegir un sistema inadaptable, estaremos registrado la jornada de forma poco fiable. Por otro lado, es esencial formar al personal sobre cómo se debe fichar de forma correcta.
Para cumplir a la normativa vigente, es necesario conservar los registros durante 4 años. Este hecho, en muchas ocasiones , no es tenido en cuenta por las empresas. Lo cual, es otro error que podría acarrear sanciones. Ten siempre presente estos fallos. Sin ellos, podremos hacer del control horario algo útil, simple y fiable para ambas partes.
Errores a evitar en la implantación del control horario.
Las empresas que no planifican de forma correcta este proceso, son las que más errores suelen cometer. Tener en cuenta estos errores nos permite prevenirlos y evitarlos.
- Utilizar herramientas no acreditadas. Los sistemas improvisados o rudimentarios no son una buena forma de control horario. Un buen sistema garantiza siempre la fiabilidad y el seguimiento de los fichajes
- No considerar el RGPD. La empresa, debe informar al personal de qué datos se usarán para registrar su jornada. Y de cómo se protegerán los mismos. El hecho de ignorar el RGPD supone una sanción.
- No protocolizar las situaciones excepcionales. Hay que dejar claro cómo se debe proceder para registrar situaciones particulares. Por ejemplo: los descansos, viajes de negocios, o incidencias. Todo esto, puede generar un caos en la empresa y se pueden cometer errores graves en los fichajes. Para realizar el control horario correctamente no sólo basta con fichar entrada y salida.
- No supervisar si el sistema implantado está funcionando adecuadamente. Implantar el sistema y despreocuparse puede llevar a una acumulación de errores. Los cuales serán más difíciles de solucionar que si se hubieran detectado en el momento.
- Ausencia de vigilancia interna. Debemos asegurarnos de que toda la organización ficha de forma adecuada. Además, es esencial concienciar al personal sobre la importancia de hacerlo correctamente.
Tener en cuenta estos errores habituales de control horario es crucial para no sólo cumplir con la ley. Sino, también para aprovechar al máximo las ventajas que ofrece un sistema de control horario. Principalmente en lo que se refiere la mejora de la operativa organizacional y la gestión del tiempo.
Cómo los errores habituales de control horario afectan al cumplimiento de la ley.
Los errores habituales de control horario podrían llegar a perjudicar a la organización. En una inspección laboral, el incumplimiento de los requisitos jurídicos es un delito grave. Éste puede ser sancionable con hasta 7.500 euros por caso. Es decir, por persona a la que se le detecte irregularidades en el control horario.
Entre los errores habituales, se suele ver que se registran únicamente las horas totales. Sin establecer la hora inicial y final de la jornada. Por otro lado, es bastante común encontrar empresas que no conservan los registros durante 4 años. O bien, no los tienen disponibles en caso de que se los requiera la inspección.
Así mismo, si el sistema no es objetivo y fiable, no cumple con la normativa. Es decir, el método de control horario que se elija debe:
- Garantizar que, es el trabajador el que ha realizado el fichaje y no otra persona en su lugar.
- Constatar que no se ha manipulado el fichaje.
- Contar con medios de seguridad y privacidad para que fuera imposible de manipular. Así como acceder a cualquier información sobre el personal, o sobre los fichajes.
Como comentábamos al inicio de este artículo, un error habitual es no informar al personal de la organización. Todo el equipo, debe contar con información sobre el sistema, su finalidad y los datos que se van a tratar en el mismo. De no ser así, estaríamos vulnerando la normativa de protección de datos personales.
En conclusión, los errores habituales de control horario, además de crear confusión en la organización. Pueden derivar en sanciones y afectar a la reputación de la empresa, tanto interna como externa.
Errores habituales de control horario en el teletrabajo.
El teletrabajo ha revolucionado la gestión del tiempo laboral. Uno de los fallos que más se repiten en este contexto es, no adaptar el sistema.
La mayoría de organizaciones, continúan utilizando sistemas orientados a puestos físicos. Esto, complica el fichaje desde el domicilio o desde lugares móviles. En consecuencia, los fichajes no se realizan en su totalidad. Incumpliendo así la normativa.
Otros errores frecuentes del control horario en el teletrabajo son:
- No hay unos límites claro de la jornada laboral. La flexibilidad horaria mal implantada puede llevar a jornadas irregulares no justificadas.
- Ausencia de gestión técnica. Métodos limitados fuera de la red de la organización. Al ubicarse en una red distinta, no funcionan como debería.
- Falta de vigilancia. Al igual que se hace un seguimiento del personal en el puesto de trabajo. El teletrabajo requiere también de una forma propia de supervisión.
- No respetar o no poner medidas de desconexión digital. No atender a los límites de la jornada laboral, se considera una vulneración derechos laborales.
El teletrabajo requiere medidas concretas, procedimientos bien definidos y vigilancia constante. Todo esto, con el fin de no caer en fallos y garantizar el cumplimiento.
¿Quieres saber cómo evitar estos errores de control horario en tu organización?
Para no cometer los errores habituales de control horario mencionados, necesitas:
- Una buena planificación,
- Conocer bien la normativa vigente.
- Escoger el sistema idóneo.
En primer lugar, analiza las particularidades de tu plantilla. No todo el equipo posee los mismos turnos ni modalidades. A continuación, asegúrate de que el sistema que elijas sea fiable, accesible y cumpla la normativa.
Asegúrate de cumplir estos criterios:
- Forma a toda la organización. Deja claro cuál debe ser el procedimiento de fichaje y responde a todas las cuestiones que se planteen.
- Ten en cuenta siempre la protección de datos. Recaba el consentimiento y trata la información de forma segura.
- Conserva los fichajes. Por cuatro años, y mantenlos de forma accesible en caso de que la Inspección los solicite.
- Haz un seguimiento de la solución de forma periódica. Así podremos localizar fallos a tiempo y realizar mantenimiento en caso de necesitarlo.
- Ajústalo a las necesidades de cada puesto. Si en tu organización hay diversidad de perfiles, una solución genérica no servirá de nada.
En MHP® llevamos desde 1995 implantando nuestro Sistema Integral de Control Horario. Para clientes de todos los sectores, tamaños y actividades. Este sistema incluye nuestro Portal Horario. En él podrás consultar y gestionar online los fichajes, turnos, permisos, ausencias, etc.
Nos encargamos de todo.