Las organizaciones deben manejar de forma segura datos personales y confidenciales. Además, deben cumplir con la normativa de protección de datos en recursos humanos. Así como, registrar la jornada laboral según apartado 9º del art. 34 del Estatuto de los Trabajadores. Esto, en muchas ocasiones, no se logra realizando el registro horario en papel.
El método de registro debe cumplir con una serie de requisitos técnicos, establecidos por ley. En este caso, con el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo y la Sentencia del TJUE de 14 de Mayo de 2019. Esto, requiere un método alternativo al registro horario en papel. Dicho método, debe garantizar la fiabilidad e invariabilidad de los datos.
Aunque, (de momento) es legal llevar el registro horario en papel. Debemos tener en cuenta una serie de factores a largo plazo.
- Cuestionable fiabilidad e invariabilidad de los datos recogidos en papel. Al realizar el registro horario en papel, existe la posibilidad de que:
- Los datos puedan ser modificados.
- Hayan olvidos de fichaje y se acaben registrando horarios que no han sido los reales de entrada y salida.
- El derecho a la intimidad del trabajador podría verse vulnerado. En una hoja de fichajes las personas podrían ver los registros del resto del personal. Por lo tanto, la intimidad no está garantizada. A menos que, se cree una hoja de fichaje individual a la que solo tenga acceso el propio trabajador.
- Falta de seudonimización en el tratamiento de los datos del trabajador. En este sentido, sería aconsejable implantar la seudonimización. De esta forma, se atribuye un código (numérico o alfanumérico) a cada trabajador. Con esto, se impide conocer la identidad del empleado.
- Posibles brechas de seguridad en la custodia de la información. Según el artículo 34 apartado 9º del Estatuto de los Trabajadores. El registro horario en papel y la documentación relacionada deben conservarse durante 4 años. Controlando en todo momento el acceso y registrando quién accede a los archivos y cuándo.
Es muy importante controlar el acceso a dicha información. Así como, la formación de las personas encargadas de custodiarlo, ya que en esos 4 años no puede “traspapelarse” nada.
- Falta de espacio físico para almacenar los registros y la documentación. Este aspecto dependerá en parte, del tamaño de la empresa, ¡¿cuatro años de fichajes de más de 200 empleados…?! habría que replantearse en qué espacios podría almacenarse tanta información.
Otros factores importantes si llevamos el registro horario en papel.
- Finalidad del tratamiento de datos. La persona debe saber en todo momento de que la finalidad de la información recabada es el registro de su jornada.
- No hay que confundir la firma de control de acceso por motivos de seguridad con el registro horario. Este último debe conservarse 4 años. El control de acceso solo se conservará un mes, y no sería válido para probar el registro de jornada.
- Derechos del trabajador sobre el tratamiento de sus datos. El empleado debe poder ejercer sus derechos sobre el tratamiento de datos según la normativa. Se debe documentar el acceso, rectificación, oposición, supresión y limitación del tratamiento de datos. De este modo, para evitaremos conflictos laborales.
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