Si estás en el proceso de decidir qué sistema de registro horario debes instalar en tu organización. En este artículo te explicamos algunos de los puntos que debes tener en cuenta.
¿Contratar una herramienta o contratar un servicio de registro horario?
Si optas por contratar una herramienta para el registro de horas laborales. Es probable que debas encargarte de:
- Su parametrización.
- Su gestión.
- Formar al equipo que debe llevar el sistema.
- Garantizar que el sistema elegido tenga la posibilidad de adaptarse. Puesto que últimamente, se producen constantes cambios en el ámbito del control horario. Además, la herramienta debe poder adaptarse a las peculiaridades de la empresa.
Es común también encontrar que la incorporación de datos y actualizaciones de la aplicación, no están incluidas. Así como las integraciones pertinentes. Esto, conlleva la pérdida de aplicaciones imprescindibles para el área de RRHH. Lo cual supondría un encarecimiento del coste total del servicio.
En situaciones donde el sistema presente fallas, dificultades o problemas de seguridad. Es posible que debas costear formaciones o servicios adicionales. Incluso, en última instancia, considerar buscar una alternativa más adecuada. Este es uno de los problemas que sucede con más frecuencia.
En cambio, si optas por contratar un servicio integral. La empresa estará accesible para poder solventar las cuestiones planteadas anteriormente.
Un ejemplo sencillo
Imagina que eres la persona responsable de supervisar la limpieza de tu organización. En este caso, contratar una herramienta sería comprar los productos de limpieza. Pero sin un equipo de limpieza
¿Quién se encargaría de limpiar?
Contratar un servicio supondría tener a un equipo de profesionales de limpieza a tu disposición. Lo mismo ocurre con el control horario.
¿De qué sirve contratar una herramienta sin los profesionales que la hagan funcionar?
Tercero de Confianza.
Es quizás un elemento en las organizaciones que más relevancia empieza a tener. Disponer de un Tercero de Confianza que garantice la invariabilidad de los datos. En este caso, de los fichajes. Tanto a la empresa como a los trabajadores, les genera una garantía extra ante las inspecciones. Siguiendo el criterio que viene rigiendo la jurisprudencia y la propia autoridad laboral.
Nuestro Sistema Integral de Control Horario incluye todos los servicios necesarios para implantar con éxito el registro horario de tu organización.
Desde 1995 continuamos innovando en el registro horario. A través de nuestro Sistema Integral de Control Horario.
Este sistema incluye los siguientes servicios:
De todos los servicios que conforman nuestro sistema, hoy profundizaremos en:
La Atención al Usuario y el Soporte Técnico y en la importancia que tiene en el mismo.
Servicio de Atención al Usuario y Soporte Técnico: Situaciones en las que serán necesarios.
En el proceso de registro horario intervienen dos tipos de roles:
- Las personas encargadas de gestionar los fichajes (personal de Recursos Humanos).
- Las personas usuarias del servicio (personas trabajadoras).
Rol de Gestión: Personal de Recursos Humanos
En ocasiones, es posible que surjan dudas sobre cómo obtener informes, de ocupación, de absentismo, etc.
Quizá requieran informes de un tipo distinto que no estén disponibles en el sistema. ¿A quién deberían solicitarlos?
El personal de una empresa, sus horarios, turnos, política de vacaciones, acuerdos con el comité, y el convenio…
Éstos, son elementos dinámicos que evolucionan con el tiempo. Deben ser registrados en el sistema horario. Ya que, sirven para verificar el cumplimiento del horario por parte del personal.
¿Quién se encarga de introducir y mantener actualizados estos datos? ¿Cuál es el procedimiento para llevarlo a cabo?
Si hay nuevas incorporaciones o se asigna otro personal para ejercer el rol de gestión. ¿Por qué tendría un compañero que invertir tiempo en su formación?
En caso de que surja una avería en el método de fichaje empleado, ¿A quién se debe informar para su resolución? Frecuentemente, nos encontramos situaciones donde se adquieren sistemas cuya implementación resulta confusa. En tales casos, ¿a quién corresponde presentar reclamaciones?
Rol de Usuario: Personas Trabajadoras
El personal de la empresa necesita acceder de forma sencilla a su información. Necesitan estar informados acerca de:
- Cómo llevar a cabo el proceso de fichaje.
- Métodos para solicitar, cancelar o consultar el saldo de días de vacaciones pendientes.
- La forma de acceso para revisar los registros de fichajes.
- El tratamiento y protección de sus datos personales y los derechos que puede ejercer ante los mismos.
- Qué hacer para justificar ausencias mediante la presentación de documentos pertinentes. Su impacto en las horas laborables, según lo establecido por la empresa.
- Cómo solicitar permisos de trabajo.
- Verificar el estado de vacaciones y permisos. Cómo funciona la opción de introducir observaciones. Éstas son muy útiles para gestionar la resolución de las solicitudes con el departamento de RRHH.
Si el sistema elegido no permite albergar y cruzar toda esta información. De nada serviría contabilizar los fichajes de entrada y salida puesto que, no serán objetivos, ni veraces.
Contratando un servicio que incluye atención al usuario. Se libera parte de la responsabilidad del área de recursos humanos de la empresa. Permitiéndole así dedicar su tiempo a tareas de mayor relevancia.
Medios de comunicación con el cliente.
En MHP® consideramos que si se contrata un servicio todo lo que lo hace funcionar debe estar incluido. Así como los medios de comunicación para obtener feedback del cliente, que además deberían ser gratuitos.
Ponemos a disposición de la empresas cliente:
- Teléfono gratuito
- Correo electrónico
- Laycos, una plataforma de comunicación. Desde ésta se podrá conectar directamente con los responsables de solventar sus dudas. Ver quién se está encargando de cada incidencia, en qué punto de solución se encuentra, entre otras muchas acciones.
¿Necesitas más información sobre nuestro Sistema Integral de Control Horario?
Te acompañamos durante todo el proceso.