Si te encuentras en el proceso de decidir qué sistema se control horario debes instalar en tu organización, en este artículo te explicamos algunos de los puntos que debes tener en cuenta.
¿Contratar una herramienta o contratar un servicio de registro horario?
Si optas por contratar una herramienta para el registro de horas laborales, es probable que debas encargarte de su parametrización, de su gestión y de formar al equipo que debe llevar el sistema. Además de garantizar que el sistema elegido tenga la posibilidad de adaptarse a los constantes cambios normativos que en el ámbito del control horario se están produciendo y a las peculiaridades organizativas de la empresa.
Es común también encontrar que la incorporación de datos y actualizaciones de la aplicación, en caso de disponer de ella, o integraciones, no estén incluidas en el servicio lo que conlleva la pérdida de conectividad con aquellas aplicaciones que resultan imprescindibles para la gestión diaria del área de RRHH y de resultar irrenunciables estas en un encarecimiento del coste total del servicio.
En situaciones donde el sistema presente fallas, dificultades en su uso o problemas de seguridad, es posible que debas costear formaciones o servicios adicionales o, en última instancia, considerar buscar una alternativa más adecuada.
Este es uno de los problemas que sucede con más frecuencia.
Si optas por contratar un servicio integral, sabremos que la empresa estará accesible para poder solventar, como mínimo, las cuestiones planteadas anteriormente.
Por ejemplo:
Imagina que eres la persona responsable de supervisar la limpieza de tu organización, en este caso, contratar una herramienta sería comprar los productos que se usarían para limpiar las instalaciones, pero sin un equipo de limpieza ¿quién se encargaría de limpiar?
En cambio, contratar un servicio supondría tener a un equipo de profesionales de limpieza a disposición de tu organización que se encargara de esta tarea. Lo mismo ocurre con el control horario, ¿para qué sirve contratar una herramienta sin los profesionales que te ayuden a hacerla funcionar correctamente?
Tercero de Confianza.
Es quizás un elemento en las organizaciones que más relevancia empieza a tener. El disponer de un Tercero de Confianza que garantice la invariabilidad de los datos de los fichajes, tanto a la empresa como a los trabajadores, genera una garantía extra ante posibles inspecciones de trabajo siguiendo el criterio que viene rigiendo la jurisprudencia y la propia autoridad laboral.
Nuestro Sistema Integral de Control Horario incluye todos los servicios necesarios para implantar con éxito el registro horario de tu organización.
Desde 1995 continuamos innovando en el registro horario a través de nuestro Sistema Integral de Control Horario.
Este sistema incluye los siguientes servicios:
De todos los servicios que conforman el Sistema Integral de Control Horario de MHP® , hoy queremos profundizar en la Atención al Usuario y el Soporte Técnico y en la importancia que tiene en el mismo.
Servicio de Atención al Usuario y Soporte Técnico: Situaciones en las que serán necesarios.
En el proceso de registro horario intervienen dos tipos de roles: las personas encargadas de gestionar los fichajes (personal de Recursos Humanos) y las personas usuarias del servicio ( personas trabajadoras).
Rol de Gestión: Personal de Recursos Humanos
En ocasiones, es posible que surjan dudas sobre cómo obtener informes, cuadrantes de ocupación, de absentismo y de fichajes. Quizá requieran informes de un tipo distinto que no estén disponibles en el sistema. ¿A quién deberían solicitarlos?
El personal de una empresa, sus horarios, turnos, política de vacaciones, acuerdos con el comité, y el convenio… son elementos dinámicos que evolucionan con el tiempo y deben ser registrados en el sistema horario para verificar el cumplimiento del horario laboral por parte de los empleados.
¿Quién se encarga de introducir y mantener actualizados estos datos? ¿Cuál es el procedimiento para llevarlo a cabo?
Si hay nuevas incorporaciones o se asigna otro personal para ejercer el rol de gestión, ¿por qué tendría un compañero que invertir tiempo en su formación?
En caso de que surja una avería en el método de fichaje empleado, ¿a quién se debe informar para su resolución? Es frecuente encontrarse en situaciones donde se adquieren sistemas cuya implementación resulta confusa. En tales casos, ¿a quién corresponde presentar reclamaciones?
Rol de Usuario: Personas Trabajadoras
El personal de la empresa necesita acceder de forma sencilla a su información, necesitan estar informados acerca de:
- Cómo llevar a cabo el proceso de fichaje.
- Procedimientos para solicitar, cancelar o consultar el saldo de días de vacaciones pendientes.
- El método de acceso para revisar los registros de fichajes.
- El tratamiento y protección de sus datos personales y los derechos que puede ejercer ante los mismos.
- Procedimientos para justificar ausencias mediante la presentación de documentos pertinentes, y su impacto en las horas laborables, según lo establecido por la empresa.
- Cómo solicitar permisos de trabajo.
- Verificar el estado de vacaciones y permisos, con la opción de introducir observaciones para gestionar la resolución de las solicitudes con el departamento de recursos humanos.
Si el sistema elegido no permite albergar y cruzar toda esta información, contabilizar los fichajes de entrada y salida no serán objetivos, ni veraces.
Contratando un servicio que incluye atención al usuario, se libera parte de la responsabilidad del área de recursos humanos de la empresa, permitiéndole así dedicar su tiempo a tareas de mayor relevancia.
Medios de comunicación con el cliente.
En MHP® consideramos que si se contrata un servicio todo lo que lo hace funcionar debe estar incluido, así como los medios de comunicación para obtener feedback del cliente, que además deberían ser gratuitos.
Ponemos a disposición de la empresas cliente:
- Laycos, una plataforma de comunicación, desde donde poder conectar directamente con los responsables de solventar sus dudas, ver quién se está encargando de cada incidencia, en qué punto de solución se encuentra, entre otras muchas acciones.
¿Necesitas más información sobre nuestro Sistema Integral de Control Horario?
Te acompañamos durante todo el proceso.