Control horario con geolocalización: Cómo implantarlo.

A menudo, surgen dudas sobre la legalidad del control horario con geolocalización. En este artículo, te explicamos los aspectos a tener en cuenta para poder implantar este método con éxito.

El control horario con geolocalización es legal. La ley, permite conocer la ubicación del trabajador cuando registra el comienzo y el final de la jornada. No obstante, debemos recordar que hay ciertas restricciones legales en el uso de este método. Pero antes:

¿En qué consiste el control horario con geolocalización?

Este método de registro de la jornada laboral, permite conocer desde dónde ficha el trabajador.

La geolocalización se puede realizar de varias formas:

• Estableciendo un perímetro desde el cual se puede fichar (zona de fichaje).
• Limitarlo a unas direcciones IP determinadas.

De este modo, la empresa puede conocer desde dónde comienza y finaliza el empleado su jornada laboral. Así, podrá asegurarse de que se aplica lo pactado en el contrato, el convenio o el acuerdo de teletrabajo.

¿Qué utilidad tiene el control horario con geolocalización?

El control horario con geolocalización, es muy útil para prevenir fichajes fraudulentos. Principalmente en los casos de:

• Teletrabajo. La empresa podrá verificar si el teletrabajo comienza y finaliza en el sitio acordado.
• Comerciales. Recurriendo a lo pactado con la empresa. La geolocalización permite el recuento de horas trabajadas según los desplazamientos. Además, permite saber dónde comienza y termina la jornada el comercial.
• Trabajadores desplazados. Se les permite fichar a distancia. Además, al encontrarse fuera del centro de trabajo, permite saber si están realmente en el puesto de trabajo
• Control horario de trabajadores presenciales. Para verificar que fichan desde el centro de trabajo y no, por ejemplo, de camino al centro de trabajo.

El control horario con geolocalización, permite monitorear las pausas programadas. También permite la obtención de informes sobre la ubicación de entrada y salida de los trabajadores. Así como, notificar si el fichaje se realiza fuera del área permitida.

¿Qué dispositivos facilitan la geolocalización de los trabajadores?

Los dispositivos que facilitan el control horario con geolocalización, cuentan con GPS. Por ello, es común usar una app de control horario en dispositivos móviles.

Además, existen software de control horario que disponen de esta opción. Registrando la dirección IP del equipo o accediendo a su ubicación.

Sea cual sea la modalidad que se elija, es preciso que la solución, cuente con otros métodos de fichaje. Además de la geolocalización.

¿Cómo instaurar el control horario con geolocalización garantizando el cumplimiento?

Si elegimos un sistema que no cumple con las garantías que la ley exige, nos exponemos a varias sanciones. Éstas pueden ser por incumplir tanto la ley del control horario, como la Ley de Protección de Datos. Para evitarlo y asegurar un control horario efectivo tendremos que:

• Justificar por qué vamos a implantar el control horario con geolocalización. La geolocalización, puede suponer una invasión de la privacidad. Principalmente para el trabajo en remoto, y el teletrabajo. Por ello, deberá acogerse a los principios de necesidad, idoneidad y proporcionalidad.
• Limitar la geolocalización al horario laboral. Únicamente, se podrá geolocalizar en el periodo de la jornada laboral. Nunca se podrá geolocalizar fuera de la jornada laboral. Por ejemplo: en descansos, vacaciones, etc.
• Cumplir con la limitación. La aplicación, debe permitir al personal activarla y desactivarla fuera de su horario. Garantizando así su derecho a la desconexión digital. Por ejemplo, con un móvil corporativo, que sólo deberán usar durante su jornada laboral.
• Aportar métodos alternativos. Existe la posibilidad de que no todo el personal, dé su consentimiento para la geolocalización. Para estos casos, deben ofrecerse otras alternativas de fichaje.
• Dejar constancia al personal. Toda la organización debe ser consciente de la utilización de este método. Así como del registro y tratamiento de los datos que se recogerán. En todo momento, debe quedar claro que la geolocalización, se usará solo para el control horario.

¿Qué aplicación elegir?

Una aplicación eficaz de control horario por geolocalización, debe:

• Dar cumplimiento a la normativa de protección de datos y la ley de control horario.
• Contar con funcionalidades de geolocalización. Así como, ser compatible con los dispositivos que se usarán.
• Ser versátil en la parametrización de varias zonas de fichaje y los horarios de trabajo.
• Ser adaptable con otros programas de recursos humanos se usen en la organización.
• Aportar usabilidad tanto para el personal como para las personas responsables.
• Permitir la generación de informes de control horario.
• Contar con la opción de exportar los datos.
• Facilitar a la Inspección de Trabajo el acceso a los mismos.
• Disponer de alternativas de fichaje. Para las personas que no quieran usar la geolocalización.
• Garantizar la privacidad y seguridad de los datos. Así como la confidencialidad de los datos de ubicación.
• Incluir soporte técnico y actualizaciones.

Aplicar la protección de datos.

Es esencial cumplir con la Ley de Protección de Datos. Y, especialmente, al implantar el control horario con geolocalización. Para ello:

• Añade el control horario con geolocalización en la política de privacidad de la organización.
• El fichaje con geolocalización debe constar en el registro de actividades de tratamiento.
• Únicamente se recogerá la información indispensable para cumplir con el control horario.
• Comunica a toda la organización acerca de la información recogida y los posibles riesgos.
• Lleva a cabo un análisis de riesgos para establecer las medidas de seguridad necesarias. Es crucial proteger los datos personales. Así como, los de geolocalización, de accesos no autorizados y ciberataques. Además de otros incidentes de seguridad.
• Las personas deben tener derecho a acceder, rectificar y suprimir sus datos personales. De la misma manera, podrán rechazar el tratamiento de sus datos.
• Los datos del registro horario deberán custodiarse durante cuatro años.
• En caso de que se necesiten derivar los datos a terceros, toda la organización debe ser informada. Además, deberá generarse un acuerdo de encargado de tratamiento con los mismos. Por ejemplo, con una gestoría.

¿La organización puede obligar a realizar el control horario con geolocalización?

Únicamente podrá existir obligación cuando:

• Se deje constancia en el contrato de trabajo, o teletrabajo.
• Figure en el convenio colectivo de aplicación.

Antes de implantar este método, recuerda, los 3 criterios mencionados anteriormente:

• Necesidad. ¿Realmente la organización lo necesita?
• Idoneidad. ¿Es el más adecuado para la organización?
• Proporcionalidad. ¿Es proporcionado acorde a las características de la organización?

Además, la empresa solo puede obligar a instalar la app en dispositivos facilitados por la misma. Nunca nos podrán obligar a instalarlos en nuestro dispositivo personal. La instalación de esta medida en un móvil personal, debe ser siempre voluntaria. Además, el trabajador, debe de ser plenamente consciente de todo lo que implica la misma. Si la empresa no facilita dispositivos para realizar fichar por geolocalización. Ésta deberá aportar métodos alternativos.

¿Qué beneficios aporta el control horario con geolocalización?

El control horario con geolocalización ofrece numerosos beneficios. Tanto para la empresa como para los empleados:

• Previene el fraude del control horario. Queda registrada la ubicación y las horas exactas de de la jornada laboral.
• Contribuye a un control horario más preciso. Principalmente para los trabajadores a distancia, comerciales, transportistas, trabajadores desplazados, etc.
• Verifica que el personal desempeña su función desde el puesto de trabajo pactado. Ya sea el centro de trabajo, domicilio o cualquier otro sitio consensuado con la empresa.
• Para los transportistas. Los informes del control horario con geolocalización pueden contribuir a optimizar rutas. Así como los tiempos de traslado.
• Permite llevar a cabo un mayor cumplimiento de la ley de control horario.
• Supone un punto de honestidad empresa-trabajador. Tanto la persona trabajadora como la empresa ven los datos reales del fichaje. Sin engaños ni malentendidos.

Como has podido comprobar a lo largo de este artículo. El control horario con geolocalización se encuentra dentro de la legalidad. No obstante, debe realizarse bajo ciertos criterios y exigencias.

Si cuentas con personal que trabaja fuera del centro de trabajo, este método es el ideal. En MHP, llevamos desde 1995 perfeccionando nuestro Sistema Integral de Control Horario. Nuestro sistema, cuenta con diferentes métodos de fichaje. Entre ellos el fichaje con geolocalización.

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