Control horario para empresas de seguridad.

Los profesionales de seguridad y videovigilancia trabajan en contextos de gran responsabilidad. Por ello, el sistema de control horario para empresas de seguridad, debe ser 100% confiable. El registro horario no sirve solo para asegurar la nómina y el itinerario. También es una forma fehaciente de demostrar la presencia en el puesto de trabajo. Algo muy útil, en una inspección o para evitar malentendidos.

El sector de la seguridad privada, requiere de un sistema de fichaje digitalizado, rastreable e inmutable. Dicho sistema, debe poder custodiar los datos durante 4 años. Además, debe permitir generar informes al instante, en caso de inspección. Incumplir los requisitos anteriores, se traduciría en multas cuantiosas. Esto, repercutiría directamente en la reputación e imagen de la empresa.

En este blog, exploramos la temática del control horario. Destacando nuestro avanzado Sistema. Éste se adapta a las necesidades de múltiples sectores. En España, desde 2019, es obligatorio registrar las horas de trabajo. Con la nueva Ley de Control Horario que entrará en vigor en 2026, se refuerza esta obligación. Eliminando el uso de métodos tradicionales como el papel o Excel, que ya no tendrán validez. En esta ocasión nos centraremos en el control horario para empresas de seguridad privada

¿Cuáles son las características del control horario para empresas de seguridad privada?

A diferencia de otros sectores, el control horario para empresas de seguridad privada se enfrenta a desafíos específicos. Esto, requiere que el ajuste a situaciones particulares:

• Turnos excepcionales y rotativos. Noches, fines de semana, turnos de 12 horas… exigen cuadrantes adaptables.

• Varias localizaciones. El personal de vigilancia desempeña su labor en diferentes centros. (Aeropuertos, hospitales, edificios, zonas industriales…) Por lo que, puede llegar a necesitar el fichaje mediante geolocalización.
• Entorno legal exigente. Como mencionábamos al inicio, los registros deben ser válidos para inspecciones y auditorías.
• Alta rotación del personal. El sistema debe contar con cuadrantes versátiles. Para poder dar de alta o baja a personal de última hora.
• Fichaje biométrico. Para poder usar este método, hay que adaptarse a las directrices del RGPD y la AEPD. Muchas empresas, han sido sancionadas por usar biometría sin justificación legal. Y, sin tener en cuenta la proporcionalidad de la medida.

¿Qué métodos de fichaje se adaptan mejor al sector de la seguridad?

Debido a sus particularidades, en el sector de la seguridad, no todos los métodos de fichaje son efectivos. Se recomienda implantar métodos que aporten más veracidad, seguimiento y solidez jurídica:

• Aplicaciones para el Control de Horario. Cada vez es más común registrar la jornada laboral desde el móvil. Cada vez es más común registrar la jornada laboral desde el móvil. En caso de que realice el fichaje desde un móvil personal. Se debe informar a la persona. Tanto de los permisos, como del alcance de la aplicación con respecto al control horario.
• Geolocalización. Verifica la ubicación en el momento de fichaje. Se podrá demostrar que la persona fichó en el lugar adecuado.
• Fichaje mediante Tarjeta RFID. Útil para centros con prácticos en instalaciones con gran volumen de personal.
• Novedad Exclusiva de MHP: Fichaje a través de DNIe. Desde MHP hemos desarrollado este método como alternativa al fichaje biométrico. Ofrece un alto nivel de veracidad con respecto a la identificación de la persona trabajadora. Se introduce el DNIe en el terminal de fichaje y se ficha a través del lector de chip.

Sistemas de fichaje no recomendados

La nueva normativa prohíbe expresamente ciertos métodos de fichaje poco fiables:

• Fichaje en papel y hojas de cálculo. Prohibidos por la nueva ley.
• Aplicaciones de mensajería como WhatsApp y el correo electrónico. No ofrecen garantías de identificación de la persona ni de rastreabilidad.
• Biometría. A pesar de ser el método más fiable, también es el más delicado. Por ello se han endurecido las medidas para aplicarlo. Sin las medidas correctas de seguridad ni proporcionalidad, el uso de este método supone una infracción grave de la AEPD.

Ventajas del control horario para empresas de seguridad privada

Dejando a un lado el cumplimiento normativo. El control horario para empresas de seguridad privada aporta múltiples beneficios:

• Disminuye la falsificación. El fichaje con huella, facial o GPS evitan los engaños y manipulaciones del fichaje entre el personal.
• Gestiones más ágiles. Cuadrantes más simples y comprensibles, avisos al instante.
• Mejora de costes. Gracias a los informes, se puede analizar el tiempo invertido en los servicios. Facilitando la identificación de áreas de mejora. Y ajustar las estrategias para maximizar la rentabilidad.
• Registro conforme a las nuevas regulaciones. Fichaje digital no manipulable y convertible para su Inspección.
• Aumento de la reputación. Al aportar documentación veraz de la realización del servicio. Esto, aumenta la fiabilidad de la empresa y las confianza de los clientes.

Acciones sancionables a tener en cuenta.

El control horario es algo que no hay que tomarse a la ligera. Este proceso, si se lleva de forma correcta, puede suponer una mejora en la gestión de los RRHH de la empresa. Pero en caso contrario, puede resultar muy caro. Estos son algunos ejemplos de acciones sancionables:

• Ausencia o mala gestión del control horario. Sanciones por no contar con un sistema de registro o causar negligencia del mismo. Éstas oscilan entre 751 € a 7.500 € por infracción grave, hasta 10.000 € en infracciones muy graves.
• Las sanciones se aplican por persona afectada. Desde 2025 se aplican las sanciones por cada trabajador. No por empresa como sucedía anteriormente. Lo que supone un impacto aún mayor para las organizaciones. Por ejemplo: la AEPD ha impuesto multas a empresas que usaban sistemas de fichaje biométricos. Estas no contaban con la proporcionalidad ni la justificación legal pertinente.
• El uso de sistemas poco fiables como WhatsApp o el correo electrónico. Estos métodos no proporcionan la suficiente trazabilidad de los datos. Lo cual, se considera una infracción susceptible de multa.

La problemática de las horas extra en seguridad privada

Al igual que en muchos otros sectores, el reto de las horas extra sin control sigue siendo una lacra. Por ello, el control horario para empresas de seguridad es crucial para abordar este problema. Según informes del sector:

• El 25% de los profesionales de vigilancia supera las 40 horas semanales.
• En 2024, la Inspección de Trabajo aumentó un 9% las multas por sobrepasar la jornada y por horas extra ilícitas.
• El ámbito de la seguridad es uno de los más vulnerables a los excesos de jornada que no se registran.

¿Cómo adaptar el control horario para empresas de seguridad?

La ley proporciona cierta flexibilidad, siempre que el sistema cumpla con los requisitos:

• Fiabilidad.
• Objetividad.
• Accesibilidad.
• Interoperabilidad. Debe ser electrónico y permitir el acceso remoto de Inspección de trabajo.

En MHP, llevamos desde 1995 innovando en el control horario. Contamos con clientes de diversos ámbitos, entre ellos empresas de seguridad privada. Nuestra experiencia nos ha permitido especializarnos en una gran variedad de sectores.

¿No ves tu sector? Cuéntanos tu caso y te ofreceremos el método de registro más adecuado para tu empresa.