Tras la aprobación de la normativa que exige el registro de horas de trabajo del personal laboral, el siguiente paso para las empresas era elegir un sistema de control horario. Pero, una vez que adquieren la máquina, la reciben o se registran en línea, surgen las dudas:
¿No nos la instala nadie? ¿Cómo se instala?
¿Cómo funciona? ¿Cómo se ficha?
¿Hay que incorporar algún dato de los trabajadores?
¿Y los informes? ¿Tiene los que necesito?
¿Cómo podemos comparar los horarios programados con los fichajes realizados? ¿Cómo identificaremos las posibles irregularidades, si las hay?
Si alguien no ficha porque está de vacaciones, ¿cómo se registra esta ausencia? (Si solo se ha adquirido la máquina, se consideraría una falta laboral…)
¿Qué pasa si un empleado olvida fichar a la entrada o a la salida?
Estas y muchas otras preguntas son comunes en el proceso de implementación de un sistema de control horario. La falta de claridad y la incertidumbre suelen generar ansiedad tanto en los empleados como en los responsables de recursos humanos. Sobre todo si no se ha adquirido un sistema eficaz.
Errores comunes al elegir un sistema de control de horarios.
Varias organizaciones optaron por adquirir una máquina de fichar en tiendas on line reconocidas o en grandes superficies, otras escogieron el registro en papel, y algunas decidieron contratar una aplicación en línea sencilla.
Con el tiempo, estas empresas notaron que los métodos elegidos se volvían insuficientes. Las normativas y las necesidades empresariales evolucionaban, mientras que el método elegido permanecía estático y no se adaptaba a los cambios, llegando incluso a causar problemas graves con la Inspección de Trabajo o generar más carga de trabajo.
Esto sucede porque dichos sistemas no contaban con:
❌ La configuración de los horarios de la plantilla en el sistema.
Existen empresas cuyos horarios cambian todos los meses, o incluso todas las semanas. Si el sistema no los incorpora, no será fácil saber si el empleado ha cumplido o no con su horario correctamente y si ha realizado horas extraordinarias.
❌ Asistencia técnica y mantenimiento.
En caso de avería en el dispositivo de fichaje: ¿Tenemos alguien a quién llamar? ¿Existe personal que pueda venir a reparar dicha avería? ¿Se deben pagar aparte las actualizaciones del sistema? ¿Y los arreglos por averías?
❌ Registro Horario digitalizado.
En el caso del registro horario en papel, ¿qué harán si se extravían los papeles? o si se demuestra que no se está registrando la jornada acorde a la normativa, es decir, garantizando la fiabilidad, objetividad e invariabilidad de los datos.
❌ Protección de datos y seguridad de la información.
¿Se custodian de forma correcta los datos de los trabajadores? En el registro horario en papel ¿el personal puede ver los fichajes del resto? ¿Quién y en qué terminos debe asumir el correcto manejo y conservación de los registros durante los 4 años que la normativa exige mantener?
❌ Formación, Centro de Atención al Usuario y Soporte.
¿Cómo funciona lo que se ha comprado o contratado?
Artículo relacionado: Externalización del control horario.
Cómo funciona el Sistema Integral de Control Horario
En MHP lo tenemos claro, desde 1995 llevamos perfeccionando nuestro Sistema Integral de Control Horario. Éste incluye todo lo necesario para llevar un control horario de acuerdo con todas las exigencias de las normativas de:
- Registro horario
- Protección de datos
- Seguridad de la información
Nuestro sistema abarca los siguientes elementos:
✔ Métodos de fichaje.
Tarjeta, llamada telefónica, app móvil, con o sin geolocalización, DNIe y muchos más. Todos ellos combinables entre sí.
✔ Aplicación de Gestión: Portal Horario©
Nuestro sistema es compatible con múltiples plataformas y dispositivos, asegurando que puedas acceder y gestionar la información desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya sea desde un ordenador, tablet o smartphone. Cuenta con acceso para empleados y gestores.
Los empleados podrán consultar sus propios fichajes y solicitar vacaciones, permisos y justificar sus ausencias, todo ello sin papel.
Los gestores podrán revisar los fichajes y autorizar las solicitudes, ayudándose de los cuadros de ocupación, pudiendo generar informes válidos para el cumplimiento de la normativa, y también para facilitar la gestión interna de la empresa.
✔ Consultoría Jurídica.
Con Departamento Jurídico experto en Protección de Datos, para una correcta adecuación legal en la aplicación del RGPD y la LOPDGDD y disponible para resolver dudas relacionadas con el servicio, durante todo el contrato.
✔ Atención al Usuario y Soporte Técnico.
Atenderemos todas tus dudas a través de medios gratuitos.
✔ Integración de Sistemas.
¿Ya cuentas con una aplicación de gestión? No hay problema, nuestro sistema permite integraciones con aplicaciones de RRHH: gestión de tareas, turnos, etc.
✔ Mantenimiento.
Óptimo mantenimiento preventivo, correctivo y evolutivo, sin intermediarios.Además, nuestro equipo de desarrollo trabaja constantemente para mejorar y actualizar el sistema, asegurando que siempre cuentes con las últimas funcionalidades y avances tecnológicos.
✔ Formación.
Formación ilimitada y multicanal para el personal usuario del Sistema.
✔ Seguridad y Confidencialidad.
La seguridad de los datos de tu empresa es nuestra máxima prioridad. Utilizamos protocolos de seguridad avanzados y cifrado de datos para proteger la información sensible contra accesos no autorizados y posibles vulnerabilidades.
Contamos con las siguientes certificaciones:
- Esquema Nacional de Seguridad – Categoría Media
- ISO/IEC 27001Sistema de Gestión de La Seguridad de la Información
- ISO/IEC 27701 Certificación Sistema de Gestión de la Privacidad de la Información.
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