Es común que las empresas subcontraten servicios externos para realizar funciones ajenas a su actividad principal, como por ejemplo: mensajería o limpieza. Con el avance de la tecnología, muchas organizaciones también contratan terceros para actividades que impactan directamente en sus procesos, como la gestión administrativa o el soporte técnico. A continuación, explicaremos qué es el Business Process Outsourcing (BPO) y cómo puede beneficiar a tu organización.
Qué es Business Process Outsourcing
La subcontratación de procesos de negocios, Business Process Outsourcing (BPO) implica delegar funciones específicas a proveedores externos para mejorar calidad, reducir costos y aumentar productividad. Se suele aplicar en:
- Funciones empresariales internas: servicios administrativos con alto contenido tecnológico, como facturación y gestión de TI.
- Servicios relacionados con el cliente: marketing, publicidad, atención al cliente y servicio técnico, buscando mejorar calidad y eficiencia a menor costo. En este caso, la integración de tecnología avanzada permite un servicio más personalizado y optimiza la gestión de recursos, garantizando que cada interacción sea significativa y efectiva.
¿Cuáles son las ventajas de contar con un Business Process Outsourcing?
Un BPO (Business Process Outsourcing) ofrece numerosas ventajas para las empresas modernas:
Mejora la eficiencia operativa
El proveedor seleccionado es una empresa especializada que cuenta con los recursos y la experiencia necesarios para alcanzar resultados excepcionales. Su equipo altamente cualificado garantiza un servicio eficiente y de alta calidad, lo que mejora los productos y servicios de la organización. Además, optimizan flujos de trabajo mediante reingeniería de procesos, aumentando el rendimiento y reduciendo costos, esfuerzo y tiempo.
Reduce costes
Contratar servicios externos elimina la necesidad de infraestructuras y personal propio, lo que reduce costos en personal, alquiler, equipos tecnológicos y software. El proveedor asume la responsabilidad de contar con personal cualificado y la infraestructura necesaria para ofrecer el servicio.
Flexibilidad
Las empresas pueden adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y escalar sus operaciones según sea necesario sin incurrir en grandes gastos. Asimismo, al asociarse con un proveedor de BPO, las empresas pueden beneficiarse de tecnología avanzada y procesos optimizados que quizás no podrían desarrollar internamente.
Mejoras en la gestión del riesgo y el cumplimiento normativo
Los proveedores de servicios aportan experiencia y conocimientos específicos, garantizando operaciones eficientes y el cumplimiento de las normativas vigentes. Se actualizan constantemente para ofrecer soluciones innovadoras y personalizadas. Su enfoque proactivo les permite anticiparse a desafíos y proponer estrategias efectivas, permitiendo a las empresas centrarse en sus competencias principales, optimizando recursos y mejorando su competitividad.
¿Qué inconvenientes podríamos encontrar al elegir la subcontratación de un BPO?
Subcontratar procesos de negocio presenta desventajas al confiar a terceros información importante de la organización. Los inconvenientes más comunes en empresas que utilizan BPO son:
Vulneración de la confidencialidad y la privacidad.
Externalizar servicios puede comprometer la confidencialidad y privacidad de la información de la empresa. Al ceder el control de estos procesos a un proveedor externo, se puede incrementar el riesgo de filtraciones, robos y otras amenazas.
No disponer de personal capacitado
Es habitual que las empresas subcontraten procesos que requieran de un alto nivel de capacitación y el uso de tecnologías avanzadas. Esto produce que el personal de la empresa no se encuentre lo suficientemente capacitado en procesos básicos de la misma, al estar en manos del personal del proveedor contratado.
Falta de personal cualificado.
Las empresas a menudo optan por subcontratar procesos que demandan una alta capacitación y tecnología avanzada, lo que puede resultar en que su personal carezca de las habilidades fundamentales necesarias. Esta carencia de personal cualificado puede llegar a debilitar la organización al asumir ella misma esos procesos y complicar la retención del talento.
Dependencia excesiva de proveedores
El uso de BPO implica una dependencia considerable de terceros, especialmente en procesos críticos como la comunicación con los clientes. La dependencia en este ámbito puede ser perjudicial si el proveedor presenta algún tipo de problemática, ya que, ésta afectará directamente a la organización.
En conclusión, la subcontratación de procesos de negocio (BPO) ofrece a las empresas la oportunidad de mejorar su rendimiento y calidad a través de la colaboración con proveedores especializados. Sin embargo, es crucial que cada organización evalúe sus necesidades específicas antes de implementar esta estrategia, ya que también conlleva ciertos riesgos, como la dependencia de terceros y posibles problemas de confidencialidad. Un enfoque bien planificado permitirá a las empresas maximizar los beneficios del BPO mientras mitigan sus desventajas.
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